Электронный архив SMBusiness
Электронный архив для организаций Беларуси
Работа с архивными документами в соответствии с номенклатурой организации и нормами Республики Беларусь. Списание в дело, опись, закрытие, выписка, изъятие — все в одной системе
- По нормам архивного дела РБ
- АИС «Ведомственный архив»
Боли работы с архивом
Типовые проблемы, с которыми сталкиваются организации при работе с бумажным и разрозненным архивом
- часы/дни
- на поиск документа по запросу
- папки
- вместо единого индекса дел
-
шкаф
Бумажный архив в шкафах
Архивариус
На поиск нужного документа документа уходит часы или даже дни.
-
сервер
Файлы свалены по папкам
Делопроизводство
Электронные документы хранятся разрозненно, и найти нужный файл практически невозможно.
-
аудит
К проверке не готовы
Контроль
При запросе из вышестоящей организации документы приходится срочно собирать вручную.
-
передача
Передача дел вручную
Архив
Подготовка для передачи дел в ведомственный архив каждый раз требует ручной работы.
Архив должен помогать находить и подтверждать документы, а не создавать новые сложности.
Как ищут документ в архивеАрхивное дело
Это не файлохранилище — это архивный процесс
Электронный архив SMBusiness — это регламентированный процесс работы с архивными документами, а не папки с файлами.
Папки в облаке
Куда положили и кто найдет
Архивный процесс
Кто, когда и по какому регламенту
-
Номенклатура
Структура архивных дел организации
-
Списание в дело
Документ получает место в деле
-
Опись
Формирование описи по регламенту
-
Закрытие
Дело закрывается с фиксацией состава
-
Выписка
Получение выписки из архивного документ
-
Изъятие
Изъятие документа из архива с фиксацией
-
Поиск и доступ
Поиск по реквизитам и содержимому, доступ по правам
Нормы РБ
Соответствует нормам Республики Беларусь
Архив работает в соответствии с требованиями белорусского законодательства об архивном деле
- Нормы архивного дела РБ
- АИС «Ведомственный архив»
- Обновления в подписке
-
Номенклатура дел
Формируйте структуру архивных дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.
-
Сроки хранения
Учитываются сроки хранения: постоянное, длительное, временное — согласно перечням документов с указанием сроков.
-
Описи, списание и закрытие дел
Весь процесс ведется по установленным правилам с фиксацией каждого действия.
-
Передача в ведомственный архив
Формируйте и оформляйте дела для передачи с соблюдением требований законодательства.
-
Уничтожение документов
Оформляйте акты и и списывайте документы с соблюдением установленных правил.
Нормы не устаревают сами
При изменении норм законодательства система обновляется в рамках подписки — вам не нужно следить за изменениями.
Цикл документа
Жизненный цикл архивного документа
Номенклатура, описи и сроки хранения в системе — без Excel и ручных реестров.
-
Документ списан в дело
Из СЭД или загружен в архив
-
Внесен в опись
По номенклатуре организации
-
Дело закрыто
По правилам делопроизводства
-
Хранение
Контроль сроков и прав доступа
Передача или уничтожение
Ведомственный архив или уничтожение по сроку хранения
Ведомственный архив
Передача в АИС «ВА»
Уничтожение
По истечении срока хранения
Дополнительные сценарии
- Выписка из архивного документа
- Изъятие документа
- Передача дел между подразделениями
Каждое действие в архиве регламентируемо, фиксируется в системе и соответствует правилам архивного дела
Как это выглядит в системе
Номенклатура дел, описи и карточки архивных документов — в едином интерфейсе с историей операций и быстрым доступом к данным
Экосистема
Связь с СЭД SMBusiness
Электронный архив подключается к СЭД SMBusiness и работает с ее документами. Это не самостоятельный продукт — это архивный модуль для клиентов СЭД
- Списание по правилам без ручных переносов
- Входящие, исходящие, внутренние — автоматически
- Единый поиск по оперативным и архивным
Если у вас уже есть архив
Подбираем безопасный и реалистичный сценарий перехода под вашу ситуацию — от поэтапной оцифровки до полноценной миграции данных
-
Бумажный архив в шкафах
Поэтапная оцифровка и перенос в номенклатуру без резкого разрыва текущих процессов.
-
Электронные фалы без системы
Структурирование по номенклатуре, настройка хранения и проставление сроков для электронных документов на сервере.
-
Старая архивная система
Миграция в SMBusiness с сохранением номенклатуры, структуры ахива и истории операций
Независимо от исходного состояния архива, помогаем перейти в электронный архив поэтапно, аккуратно и с учетом ваших процессов.
Интеграции с государственными системами
Электронный архив SMBusiness интегрируется с государственными системами и соответствует требованиям Республики Беларусь
SMBusiness
-
АИС «Ведомственный архив»
Передача дел и описей в государственный архив в электронном виде соответствии с установленными требованиями.
-
ЭЦП ГосСУОК
Подписание архивных операций квалифицированной электронной подписью через систему ГосСУОК.
-
Соответствие требованиям
Система разработана с учетом нормативных документов и требований Департамента по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
Работаем в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Ваш архив под контролем и в безопасности.
Кому подходит
Электронный архив SMBusiness подходит организациям, которым нужен полноценный архивный процесс, соответствие требованиям законодательства РБ и удобная работа с документами длительного хранения
-
Госорганизации
Обязательное архивным делопроизводством и строгими требованиями к хранению документов.
-
Крупные предприятия
С большим объемом документов длительного хранения и сложной структурой архива
-
Холдинги и сети
С распределенным архивом, несколькими подразделениями и едиными правилами хранения.
-
Бюджетные организации
ВУЗы, медицина, школы и другие организации с нормативными требованиями.
Архивный модуль легко встраивается в экосистему SMBusiness и масштабируется под требования вашей организации.
Отзывы клиентов
Частые вопросы по Архиву
Отвечаем на частые вопросы об электронном архиве SMBusiness и работе с документами длительного хранения.
Можно ли купить архив без СЭД?
Электронный архив — модуль СЭД SMBusiness. Отдельно архив не продается и не работает. Если СЭД уже есть — подключаем архив расширением без миграции. Если СЭД еще нет — внедряем комплект СЭД + архив в одном контуре.
Соответствует ли архив нормам РБ?
Да. Номенклатура дел, списание в дело, описи, сроки хранения, передача в ведомственный архив и уничтожение — по правилам архивного дела Республики Беларусь. Обновления при изменении норм входят в подписку.
Что происходит с архивом при окончании подписки на СЭД?
Данные остаются вашими: перед окончанием подписки согласуем выгрузку и срок хранения. Доступ к системе прекращается по условиям договора; поможем корректно завершить работу и передать архив.
Можно ли перенести данные из бумажного или старого электронного архива?
Да. Помогаем с поэтапной оцифровкой бумажного архива, структурированием файлов на сервере и миграцией из старой архивной системы с сохранением номенклатуры и истории. Подробнее — в блоке «Если у вас уже есть архив» выше на странице.
Кто отвечает за номенклатуру — вы или клиент?
Номенклатура ваша: утвержденная структура дел организации. Мы настраиваем ее в системе и помогаем с регламентами на внедрении.
Как разграничивается доступ к архивным документам?
Через роли и права на уровне дел и документов. Каждое действие фиксируется: кто, когда и по какому основанию.
Что происходит с документами, у которых истек срок хранения?
Система контролирует сроки хранения и ведет к регламентированному исходу: уничтожение по акту или передача дальше по правилам.
Как работает передача в ведомственный архив?
Дела и описи готовятся в контуре архива по правилам делопроизводства, с фиксацией каждого шага. Предусмотрена интеграция с АИС «Ведомственный архив».
Покажем, как организовать архив в вашей организации
Покажем как перевести архивные процессы в электронный вид: номенклатура дел, описи, хранение, поиск и передача дел в ведомственный архив
По нормам архивного дела РБ · Ответ в течение 1 часа
Или свяжитесь напрямую
Заявка отправлена
Заявка принята. Свяжемся в рабочий день и уточним формат — демо архива, КП или консультацию.