Оптимизация бизнес процессов

+375 (17) 3887388
+375 (17) 2364010

Время работы: 9:00 - 18:00

Заказать демо-версию

Описание системы

Гибкость и масштабируемость

Возможность адаптации СЭД «SMBusiness» к различным организациям

СЭД «SMBusiness» – гибкая настраиваемая система, легко приспосабливаемая к возможным изменениям при минимуме затрат. При появлении новых видов документов, изменении обязанностей работников или других требований модификация системы не составит труда.
СЭД «SMBusiness» позволяет производить настройку необходимого функционала в области делопроизводственных процессов с учетом особенностей деятельности любой организации. Под конкретного заказчика адаптируются регистрационные карточки документов, журналы, шаблоны документов, отчетов, выстраиваются все процессы жизненного цикла документа: от момента создания до списания документа в архив с учетом требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Благодаря важнейшим  характеристикам электронных систем – гибкости и масштабируемости – вы всегда сможете идти в ногу со временем с учетом изменяющихся внешних условий функционирования организации.

Регистрация документов

Регистрация нового документа – простой и быстрый процесс

Благодаря СЭД «SMBusiness» Вы сможете полностью отказаться от регистрации в бумажном виде. Система позволяет регистрировать документы, поступающие по различным каналам связи (СМДО, почта, e-mail). Основным преимуществом  электронной регистрации в СЭД «SMBusiness» является возможность проследить прямо в регистрационной карточке весь дальнейший путь документа, начиная с регистрации и заканчивая списанием в дело, при этом фиксируются сотрудники, работавшие над документом, также производимые ими действия и время их осуществления. А главной особенностью электронной регистрации является возможность подкрепить документ в электронном виде к регистрационной карточке. Данную функцию можно выполнить двумя способами: путем добавления файла с  ПК либо сканированием. СЭД «SMBusiness» также предоставляет возможность пользователю сократить время на обработку входящей корреспонденции путем использования функции поточного сканирования, которая позволяет сканировать большое количество документов однократно, но при этом подкреплять необходимые файлы в разные регистрационные карточки. Благодаря возможностям СЭД «SMBusiness» регистрировать документы просто и удобно.

Контроль исполнительской дисциплины

Четкий и прозрачный контроль

СЭД «SMBusiness» автоматизирует все этапы контроля исполнения поручений по документам.
Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины предусматривается постановка документа на контроль при направлении на исполнение, указание главного исполнителя и соисполнителей, сроков исполнения и контролера, мониторинг исполнения поручений контролерами, автоматическое оповещение исполнителей о приближении сроков исполнения, подготовка исполнителем отчетов об исполнении, проверка своевременности и полноты исполнения получателем отчета, снятие документа с контроля, формирование отчётов по исполнению поручений и контролю  исполнительской дисциплины.

Маршрутизация документов

Автоматизация жизненного цикла документа

Жизненный цикл документа состоит из этапов, количество которых зависит от вида документа, порядка его подготовки и порой занимает большие временные и трудовые затраты. Для решения данных проблем СЭД «SMBusiness» предлагает использовать маршруты для документов, которые осуществляют автоматический переход документа от одного этапа к другому. Каждый сотрудник может создать маршрут для конкретного документа, используя при этом несколько минут рабочего времени. Данная функция значительно упрощает работу, повышает качество исполнительской дисциплины, экономит рабочее время.

Простой и понятный интерфейс

Простота и доступность использования СЭД «SMBusiness»

Для более эффективной и оперативной работы сотрудников необходимо создавать условия для быстроты исполнения их задач. При работе в СЭД «SMBusiness» сотрудникам не придется тратить много времени на первоначальное изучение и привыкание к системе, так как интерфейс достаточно прост и интуитивно понятен. Принцип работы с программой построен на основе работы с Windows. При заполнении РКК документа можно использовать мышь или клавиатуру. Для удобства  разработаны «горячие» клавиши, на пример, как F9, с помощью этой клавиши открывается  функция системы «Кабинет руководителя».
СЭД «SMBusiness» разделен на отдельные блоки, что позволяет быстро ориентироваться в системе, а её дополнительные преимущества использования (быстрый поиск, возможность проследить все действия по документу, сотрудников, работавших над документом, время действий) привлекут всех сотрудников и станут неотъемлемой частью рабочего процесса, от которого  трудно отказаться в дальнейшем.

Быстрый поиск документов

Нужный документ за пару секунд

Поиск бумажных документов в организации процесс трудоемкий, отнимающий порой много рабочего времени. При использовании СЭД «SMBusiness» о данной проблеме можно забыть вовсе. Система предоставляет возможность поиска документов в нескольких вариантах. Найти документы можно с помощью простого поиска, по ключевому слову либо иному известному реквизиту; по расширенному поиску, предполагающему знание какого либо параметра из регистрационной карточки документа. Производить поиск можно путем группировки полей журнала, данная функция позволяет не только найти необходимый документ, но и осуществить подборку документов по заданным параметрам. В системе  реализована функция контекстного поиска, позволяющего находить документы по словам из самих документов, а не только по полям регистрационной карточки к документу. Большой выбор вариантов поиска документов позволит найти необходимый документ оперативно с минимальными временными и трудовыми затратами.

Система отчетности

Формирование любых отчетов

СЭД «SMBusiness» позволяет формировать по запросам пользователей любые отчеты с разной степенью детализации.
В системе предусмотрена подготовка типовых отчетов, например, для анализа исполнительской дисциплины, работы с обращениями граждан. На основе реквизитов регистрационных карточек можно создавать произвольные отчеты. Настраиваемые формы печати позволяют распечатывать необходимые шаблоны документов в удобной форме, например, заполненные командировочные удостоверения.
Пользователю также доступна возможность формирования выборки документов по различным реквизитам путем группировки данных в рабочей области системы.

 

Кабинет руководителя

Одно нажатие кнопки для принятия решения

Интерфейс «Кабинета руководителя» очень прост и удобен в использовании: в одном окне представлена вся необходимая информация и сам документ. Не перегружая руководителя дополнительной информацией, кабинет предоставляет возможность оперативно принимать управленческие решения. Руководитель может ознакомиться с содержанием документа и наложить резолюцию, согласовать или подписать документ без необходимости что либо просматривать дополнительно.

Интеграция с офисными приложениями

Поддержка стандартных офисных приложений

Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением упрощает процесс внедрения СЭД. СЭД «SMBusiness» поддерживает форматы основных офисных приложений, в связи с чем не возникает необходимости перестраивать сложившуюся практику подготовки документов. К примеру, нажатием одной кнопки в офисном приложении происходит регистрация созданного документа в СЭД «SMBusiness».

Взаимодействие с СМДО

Обмен электронными документами между организациями

Благодаря интеграции SMBusiness с СМДО государственные органы и иные организации могут оперативно отправлять и принимать документы, подписанные электронной цифровой подписью, используя функционал системы. Поступившие посредством СМДО документы просто зарегистрировать, а исходящие документы легко отправить абонентам СМДО сразу после регистрации.